Lien : Secrétaire de conseil, un rôle clé pour le conseil d’administration
La fonction de secrétaire du conseil n’est ni prévue par la loi ni par les codes de gouvernance. Cependant face à l’émergence des bonnes pratiques de gouvernance, on considère aujourd’hui, que le secrétaire du conseil doit jouer un rôle clef dans leur application.
Les exigences accrues pour les sociétés cotées renforcent l’importance du rôle du secrétaire du conseil qui doit assurer le bon fonctionnement du conseil d’administration. Il en est devenu un élément essentiel.
Missions et rôle du secrétaire de conseil :
- il rédige les procès-verbaux du conseil d’administration et peut assister les présidents des comités dans l’élaboration des comptes rendus de réunion ;
- il assiste le président dans l’organisation des travaux du conseil avec une vision à horizon long terme (préparation de l’ordre du jour, programme annuel de travail du conseil et des comités, préparation du déroulement des séances, envoi matériel des convocations des membres du conseil) ;
- il définit le programme annuel de travail du conseil avec les comités et les directions internes de la société qui sont impliquées, organise le déroulement des séances du conseil, gère le suivi et le versement de la rémunération des administrateurs ;
- il vérifie la conformité des décisions du conseil afin que celui-ci respecte strictement et dans les délais les obligations légales qui sont à sa charge, ainsi que celles qui découlent des codes de gouvernance et du règlement intérieur du conseil (arrêté des comptes, convocation de l’AG, renouvellement du conseil…).
- il assure pour le compte du président, de l’administrateur référent, le cas échéant, et du comité en charge de la gouvernance une veille permanente sur l’évolution de la gouvernance ;
- il participe à l’élaboration du rapport du conseil sur le gouvernement d’entreprise, et dans ce cadre effectue une revue de conformité des pratiques de la société au regard du code de gouvernement d’entreprise retenu et des recommandations de l’AMF et du HCGE.
Il contribue par ailleurs à l’organisation et au bon déroulement des assemblées générales. Il participe à la rédaction des documents transmis aux actionnaires (ordre du jour, texte des résolutions, brochure de convocation, etc.). Il tient aussi le secrétariat de l’assemblée générale et assure les liens avec le bureau (notamment en cas d’incidents de séance).
Le secrétaire du conseil peut occuper ses fonctions à temps plein ou, au-delà de ce rôle spécifique, être chargé d’autres missions. Pour les sociétés les plus importantes, il peut disposer d’une équipe.
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