Aux termes de l’article L. 225-18 du Code de commerce, les administrateurs sont nommés soit en vertu des statuts lors de la constitution de la société, soit par l’assemblée générale ordinaire en cours de vie sociale. La durée de leurs fonctions est déterminée par les statuts sans pouvoir excéder six ans. La rédaction des statuts peut autoriser des durées différenciées de mandats, par exemple pour organiser un échelonnement harmonieux.
Les administrateurs sont rééligibles, sauf stipulation contraire des statuts. Ils peuvent être révoqués à tout moment par l’assemblée générale ordinaire.
La sélection des administrateurs doit être préparée en amont par un comité de sélection ou de nomination suivant un processus établi, connu et approuvé par le conseil d’administration.
Le Vade-mecum de l’administrateur de l’IFA souligne l’importance pour l’administrateur de la disponibilité et de la prévention des conflits d’intérêts. Compte-tenu de la charge de travail croissante des conseils, l’administrateur doit être en mesure d’y consacrer le temps nécessaire. Il doit également disposer d’une liberté de jugement totale sur les affaires de la société et pouvoir à tout moment se déterminer exclusivement en fonction de l’intérêt social.
Outre les conditions de compétence et de disponibilité auxquelles il doit naturellement satisfaire, l’administrateur doit respecter les conditions formelles suivantes :
- l’administrateur, personne physique, doit satisfaire à la condition liée à la limite d’âge prévue par les statuts. À défaut de règle statutaire, le nombre des administrateurs ayant dépassé 70 ans ne peut être supérieur au tiers des administrateurs en fonction ; sauf disposition des statuts prévoyant une autre procédure, lorsque la limitation statutaire ou légale fixée pour l’âge des administrateurs est dépassée, l’administrateur le plus âgé est réputé démissionnaire d’office ;
- s’il est une personne morale, il désigne un représentant permanent. Celui-ci est soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civile et pénale que s’il était administrateur en son nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente. La personne morale peut se voir attribuer les mêmes tâches qu’un administrateur personne physique (à l’exclusion des fonctions de président du conseil et de directeur général) ;
- l’administrateur doit avoir la capacité civile. Un administrateur placé sous tutelle est réputé démissionnaire d’office. Il importe peu, sauf exception liée à l’activité de l’entreprise, que l’administrateur soit de nationalité française ou même qu’il réside en France ;
- il lui faut expressément satisfaire à la réglementation qui limite à cinq le nombre de mandats d’administrateur ou de membre de conseil de surveillance qu’une personne physique peut détenir dans des sociétés anonymes françaises cotées et non cotées. Ce nombre est réduit à trois par la loi pour les mandats sociaux exercés au sein de sociétés cotées par les personnes exerçant un mandat de directeur général, de membre du directoire ou de directeur général unique dans une autre société cotée. Le code Afep-Medef précise même qu’un « dirigeant mandataire social exécutif ne doit pas exercer plus de deux autres mandats d’administrateur dans des sociétés cotées extérieures à son groupe, y compris étrangères ». Ces règles peuvent faire l’objet d’exceptions, notamment lorsque les mandats sont exercés au sein de groupes de sociétés (administrateur de filiales). Par ailleurs, certains investisseurs peuvent avoir une politique de cumul de mandats plus rigoureuse, ce qui les conduiraient à voter contre la nomination ou le renouvellement d’un administrateur qui ne répondrait pas à leurs règles propres ;
- ses fonctions d’administrateur ne doivent pas être incompatibles avec ses autres activités (avocats, commissaires aux comptes, fonctionnaires, experts-comptables, notaires) ;
- l’administrateur, personne physique, ne peut bénéficier du statut de salarié de la société sauf à être en mesure de démontrer que son contrat de travail, qui doit correspondre à un emploi effectif, est antérieur à son mandat d’administrateur ou que la société au conseil de laquelle il siège est une PME ;
- le nombre des administrateurs liés à la société par un contrat de travail ne peut dépasser le tiers des administrateurs en fonction, les administrateurs représentant les salariés n’étant pas pris en compte dans le calcul de ce seuil. Il est à noter que la réglementation en vigueur ne prévoit pas de limitation pour les membres du conseil de surveillance ;
- la loi n’impose plus que les administrateurs des sociétés françaises revêtent parallèlement la qualité d’actionnaire. Cependant, de nombreux investisseurs préfèrent des administrateurs engagés pécuniairement dans le capital de la société. Le code Afep-Medef préconise que l’administrateur de société cotée soit aussi actionnaire et possède un nombre significatif d’actions au regard des rémunérations qui lui ont été allouées et, à défaut de les détenir lors de son entrée en fonction, il doit utiliser ces rémunérations à leur acquisition. En règle générale, les statuts imposent aux administrateurs la détention d’un nombre minimum d’actions. Dans les sociétés cotées, les informations afférentes sont publiées.
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